Gebruik van persoonsgegevens

Wanneer je lid wordt van De Voorhof, registreren wij in onze ledenadministratie jouw persoonlijke en kerkelijke gegevens. Dat doen we zo minimaal mogelijk. De wet noemt dit "persoonsgegevens", en zegt dat we die alleen mogen gebruiken als we precies uitleggen waarom en met welke reden. Alleen datgene dat we zelf nodig achten leggen we vast, namelijk:

Persoonlijke gegevens

• Naam en adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Burgerlijke staat

Kerkelijke gegevens

• Doopdatum
• Belijdenisdatum - Huwelijksdatum
• Vorige gemeente
• Datum einde lidmaatschap

Wij verzamelen deze gegevens vanwege het gerechtvaardigd belang. Hiermee kunnen wij onze administratie voeren, contact met jou leggen (en jij met anderen), aandacht geven aan jubilea, gerichte uitnodigingen versturen namens (jeugd)clubs of wijkbijeenkomsten en andere gerichte aanleidingen. Persoonsgegevens mogen doorgegeven worden aan leden binnen de eigen kerk als daarvoor een gerechtvaardigd belang is.
Wij geven je persoonsgegevens niet aan andere kerken, bedrijven of instanties, behalve als de wet zegt dat dat moet. Wel delen we jaarlijks algemene statistische gegevens met de landelijke NGK ten behoeve van het jaarboekje NGK, zoals het aantal doop- en belijdende leden en ingekomen en vertrokken leden. Deze gegevens zijn voor algemene verwerking en bevatten dus geen persoonlijke gegevens.
Wij gebruiken je e-mailadres alleen voor gerichte mailingen, zoals nieuwsberichten, kerkelijke activiteiten en bijzondere gebeurtenissen. Daarnaast worden je e-mailadres en naam gebruikt bij het aanmaken van een Scipio account en de Nieuwsbrief.

Inschrijving

Zoals gezegd worden persoonsgegevens pas vastgelegd als iemand actief kerkelijk lid van de gemeente wordt. Je wordt kerkelijk lid van De Voorhof in de volgende gevallen:

• Wanneer je lid wilt worden van De Voorhof zeg je zelf ook ‘’ja’’ tegen je lidmaatschap. Op dat moment informeren wij je over deze privacyverklaring en kun je jouw toestemming geven voor de registratie van de voornoemde persoonsgegevens.
• Als je niet ingeschreven staat en dan belijdenis aflegt van je geloof of de heilige doop ontvangt als teken en zegel van Gods verbond, dan word je ook lid van de gemeente. Op dat moment informeren wij je over deze privacyverklaring en kun je jouw toestemming geven voor de registratie van de voornoemde persoonsgegevens. In geval van een minderjarig lid zijn het de ouders/verzorgers die de toestemming verlenen.
• Gastleden zijn leden die wel bij onze gemeente betrokken willen zijn, maar geen rechten en plichten naar de gemeente hebben. Zo mogen ze niet meebeslissen in gemeentevergaderingen en kunnen zij geen lid worden van de kerkenraad of kerkelijke commissies. Wanneer je gastlid wordt, informeren wij je over deze privacyverklaring en kun je jouw toestemming geven voor de registratie van de voornoemde persoonsgegevens.

Financiële informatie

Wanneer je een vaste vrijwillige bijdrage geeft of een andere financiële bijdrage levert aan De Voorhof, krijgen wij informatie over je betaling van je bank. We bewaren deze informatie conform wettelijke richtlijnen (7 jaar) in ons financiële systeem. Na afloop van deze termijn worden de gegevens vernietigd. Jaarlijks komt er een financieel verslag. Hierin worden geen persoonlijke gegevens opgenomen.

Pastorale informatie

Belangrijk onderdeel van kerk-zijn is het delen van lief en leed met elkaar, in vertrouwen dat onze Heer en Heiland ons daarin bijstaat. Denk aan ziekte en sterven, maar ook aan geboorte en andere redenen voor dankbaarheid. We noemen dit pastorale informatie. Alleen met jouw toestemming zal dit met de gemeente gedeeld worden in een eredienst of via een bericht met Scipio of andere uitnodigingen. Pastorale zaken worden behandeld in de pastorale vergaderingen van de ouderlingen. Zij maken hier geen verslag van.

Diaconale informatie

De diaconie helpt gemeenteleden als die in financiële nood raken. In hun vergaderingen bespreken zij alleen de gevallen waar diaconale hulp nodig is. Zij maken hier geen verslag van. De richtlijnen van de financiële administratie staan hierboven al beschreven.

Uitzenden van diensten (streamen)

De erediensten van De Voorhof worden via de website (en Kerkdienstgemist) uitgezonden (gestreamd). De uitzendingen zijn openbaar en zijn maximaal 6 maanden terug te kijken. Daarna worden ze offline gehaald. Bij de opnames volgen we onderstaande richtlijnen:

• Bij de ingang van de kerkzaal hangt een bordje waarop staat dat er vanuit de kerk geluid en beeld worden uitgezonden;
• Een deel van de kerkzaal en het podium worden in beeld gebracht;
• Omdat diensten worden uitgezonden, stemmen we bij mededelingen en gebedspunten met de persoon in kwestie goed af wat verteld wordt aan privacygevoelige zaken;
• In situaties waarin opname, bijv. om veiligheidsredenen, gevaren oplevert, kan in afstemming met de koster en het Mediateam een zitplaats aangeboden worden die niet in beeld zal worden gebracht.

Bijzondere diensten als begrafenis of huwelijk kunnen op verzoek worden gestreamd. Dan gelden dezelfde regels, maar ligt de verantwoordelijkheid voor communicatie met betrokkenen bij de aanvragers.

Nieuwsberichten

Er worden nieuwsberichten gedeeld met gemeenteleden. Er staat informatie in over kerkelijke activiteiten en pastorale zaken. De eventuele pastorale informatie die erin staat, wordt alleen met toestemming geplaatst.
De nieuwsberichten worden in de regel alleen via Scipio, mail of de Nieuwsbrief verspreid naar gemeenteleden die aangegeven hebben het zo te willen ontvangen. Enkele gemeenteleden ontvangen de nieuwsberichten op papier. Bij ons is bekend wie dat zijn.

Scipio app

Wanneer je beschikt over een e-mailadres én lid bent van De Voorhof, kun je de Scipio App downloaden en toegang krijgen tot allerlei nieuws. Daarmee heb je ook toegang tot naam- en adresgegevens van gemeenteleden. Er wordt geen pastorale informatie gedeeld via nieuwsberichten. Gebruikers van Scipio kunnen hun privacy-instellingen beheren en zo (een selectie van) hun gegevens afschermen voor andere gebruikers.

De Wegwijzer

De Wegwijzer is te vinden in Scipio met allerlei informatie over onze gemeente. Dat is vrij breed: van de samenstelling van de kerkenraad tot en met rekeningnummers waarop je een bijdrage kunt storten. Wanneer je een functie binnen De Voorhof aanvaardt, is deze opgenomen in De Wegwijzer.

Ledenlijst

Ledenlijsten worden verstrekt wanneer dit voor het uitvoeren van een kerkelijke activiteit nodig is. Dit is een selectie uit de ledenadministratie (Scipio). Aanvragen worden getoetst door de beheerder van de ledenadministratie. Op verzoek geven we een ledenlijst uit in papieren vorm als een gemeentelid geen mogelijkheid heeft de ledengegevens via Scipio te raadplegen. Bij ons is bekend wie dat zijn.

Website

Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Het plaatsen van cookies is noodzakelijk voor het functioneren van onze website. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. Gegevens die verzameld worden zijn: IP-adres, surfgedrag en type apparaat. Verzamelde gegevens worden door ons niet bekeken of gebruikt.

Gedragscode

Wij vragen onze gemeenteleden om correct om te gaan met persoonsgegevens die zij ontvangen via de Scipio App, de Nieuwsbrief, ledenlijsten of andere vormen. Dat betekent dat ze niet verstrekt mogen worden aan gezinsleden en/of derden. Zeker in deze digitale tijd vraagt dat om een goede houding. Wij kunnen niet actief controleren hoe zij hiermee omgaan. Wel spreken we gemeenteleden erop aan als er niet zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. Dat betekent voor ons:

• Verzamel zelf geen persoonsgegevens, maar laat dat over aan het kerkelijk bureau. Het kerkelijk bureau legt persoonsgegevens namens onze gemeente vast in het systeem Scipio. Daar bewaren we de gegevens en daar hebben we een verwerkingsovereenkomst mee afgesloten;
• Ga zorgvuldig om met emailadressen en gebruik het BCC-veld voor het e-mailen van een grote groep;
• Stuur geen persoonlijke informatie uit nieuwsberichten, de Nieuwsbrief of Scipio door naar mensen die geen lid zijn van onze gemeente. Ze zijn voor jou bestemd om je medeleven te kunnen tonen aan andere gemeenteleden;
• Neem contact met ons op als je zelf een idee hebt om persoonsgegevens te presenteren, bijvoorbeeld in een nieuwsbericht, een website of een gids.

Verantwoordelijkheid

Wij hebben geen zogeheten functionaris voor gegevensbescherming in dienst. De kerkenraad is verantwoordelijk voor de privacy binnen onze gemeente. De kerkenraad (scriba) is bereikbaar per e-mail voor al je vragen en verzoeken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer er iets in onze werkwijze verandert, moeten wij ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen. Deze privacyverklaring is te vinden op onze website en in de Scipio App.

Inzage, wijzigen en bewaren van je gegevens

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Je gegevens op de website worden bij beëindiging van je lidmaatschap verwijderd. In de ledenadministratie wordt je status aangepast naar ‘vertrokken’. Je gegevens zijn dan te gebruiken voor navragen over lidmaatschapsgegevens en voor statistische of genealogische onderzoeken. Deze gegevens zijn beperkt beschikbaar en alleen te raadplegen bij een gerichte aanleiding. Daarnaast heb je de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
• Inzage in en opvragen van de precieze persoonsgegevens die we van je hebben;
• Het laten corrigeren van fouten en het laten aanpassen van je persoonsgegevens;
• Intrekken van toestemming voor het gebruiken en bewerken van je persoonsgegevens;
• Je gegevens anonimiseren of zodanig verwijderen zodat ze niet meer herleidbaar zijn tot jou als persoon;
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van je persoonsgegevens.

Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wanneer wij twijfelen aan de identiteit van een aanvrager kunnen wij vragen je te identificeren d.m.v. het toesturen van een kopie van een geldig legitimatiebewijs.

Klacht indienen

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact details

www.kerkdevoorhof.nl is een website van de Gereformeerde Kerk vrijgemaakt Apeldoorn Zuid en is als volgt te bereiken.

De Voorhof
Gijsbrechtgaarde 101
7329 CA Apeldoorn
tel: 055 - 5426061
email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.